Абонемент - это тип Лечебной программы, предназначенный для гостей, которые не проживают на объекте, но хотят регулярно посещать его для пользования услугами: тренажерный зал, бассейн, массаж, водные процедуры и другие.
Для работы с абонементами гостю заводится Амбулаторная карта, в которой выполняется продажа, назначение и управление Абонементом.
Что можно делать с Абонементом:
Типы абонементов:
Чтобы начать работу с Абонементом, его необходимо добавить в карту гостя.
Обратите внимание: в одно и то же время у гостя может быть только один действующий Абонемент. Если нужно добавить следующий, его дата начала должна быть позже даты окончания текущего |
После сохранения:
| До сохранения карты добавленный Абонемент можно удалить. После сохранения его можно только отменить. |
| Поле | Что показывает |
|---|---|
| Название | Название Абонемента |
| Статус | Текущее состояние: "Неактивно", "Активно", "Заморожен", "Завершено" или "Переоформлено" |
| Начало | Дата, с которой Абонемент начинает действовать |
| Окончание | Плановая дата окончания (при досрочной отмене - фактическая дата) |
| Кол-во дней заморозки (беспл. + пл.) | Сколько дней заморозки доступно гостю - бесплатных и платных |
| Гостевые визиты | Сколько гостевых визитов можно использовать |
Стоимость Абонемента списывается равномерно на протяжении всего срока его действия. Каждый день система автоматически фиксирует, что гость использовал Абонемент, и списывает соответствующую часть стоимости.
| Пример: Абонемент на 30 дней стоимостью 30 000 руб. - каждый день списывается 1 000 руб. |
Это важно при возврате: если гость решит отказаться от Абонемента, сумма возврата будет рассчитана за вычетом уже списанных дней.
Списание происходит автоматически в конце каждого дня для всех Абонементов в статусе "Активно".
Если гость временно не может пользоваться услугами, Абонемент можно заморозить. В стоимость Абонемента уже входит определённое количество бесплатных дней заморозки. При необходимости можно приобрести дополнительные дни за отдельную плату.
Количество доступных дней заморозки отображается на Титульной странице и на Листе назначений.
Как заморозить Абонемент:
Что произойдет:
Как разморозить Абонемент:
Разморозка происходит автоматически, когда заканчивается указанный срок заморозки или когда израсходованы все доступные дни. Также можно разморозить Абонемент вручную, нажав кнопку "Возобновить". Система предложит выбрать - разморозить с сегодняшнего дня или с завтрашнего.
Если Абонемент разморожен досрочно, неиспользованные дни заморозки сохраняются - их можно использовать в будущем.
Покупка дополнительных дней заморозки:
Добавьте услугу заморозки на Основной лист назначений, укажите нужное количество и оплатите. Такая услуга будет иметь способ оплаты «Оплата пациентом».
Если гость приобретает Абонемент заранее и планирует начать пользоваться им позже, при добавлении Абонемента можно выбрать дату начала, отличную от текущей.
Максимальная дата начала ограничена настройками Абонемента. Например, если допустимая отсрочка - 7 дней, а Абонемент добавляется 23 июня, то крайняя дата начала - 30 июня
|
До наступления даты начала Абонемент будет иметь статус "Неактивно":
Когда наступит выбранная дата, Абонемент автоматически станет активным. Также Абонемент можно активировать досрочно, зарегистрировав посещение гостя (CheckIn).
Дату начала можно изменить и после добавления Абонемента в карту.
При оплате Абонемента гость вносит предоплату за весь период. В чеке указывается признак "Предоплата 100%". По мере ежедневного списания стоимости баланс постепенно уменьшается.
По завершении срока действия Абонемента печатается закрывающий чек с признаком "Полный расчет".
Где найти счета, по которым нужно напечатать закрывающий чек:
Для оформления возврата Абонемента необходимо отменить счет.
Сумма возврата рассчитывается автоматически: из общей стоимости вычитается сумма за дни, которые уже были использованы. Полный возврат возможен только в том случае, если ни одного списания еще не было.
После отмены печатается чек зачета аванса на сумму фактически использованных дней.
Если гость не хочет продолжать пользоваться Абонементом, его можно переоформить на другого человека.
| Переоформление доступно при условии, что по Абонементу было хотя бы одно списание. |
Что произойдет после переоформления:
| Исходная карта (с которой выполняется переоформление) | Новая карта (на которую выполняется переоформление) | |
|---|---|---|
| Абонемент | Статус "Переоформлено", дата окончания - текущий день:
| Абонемент в статусе "Активно" с текущей датой начала. Дата окончания, оставшиеся дни заморозки и гостевые визиты переносятся:
|
| Счета | Счет отменяется, создается новый на сумму использованных дней (требуется печать закрывающего чека): | Создается счет на сумму оставшихся дней:
|
| История болезни | Отпущенные назначения со способом оплаты из Лечебной программы переходят в статус "Завершено", неотпущенные - отменяются. Неизрасходованный остаток по данным услугам переносится в новую карту:
| На Лист назначений в появившемся разделе "Абонемент" добавляются назначения со способом оплаты из Лечебной программы, которые не были отпущены предыдущему владельцу Абонемента:
|
| Назначения | Отпущенные назначения завершаются, неотпущенные отменяются | Неотпущенные назначения переносятся из исходной карты |
Рядом с Абонементом в обеих картах появляется специальный индикатор - при нажатии на него можно увидеть, на кого переоформлен Абонемент или от кого он получен.
Гостевые визиты позволяют друзьям или близким гостя разово воспользоваться услугами его Абонемента. Это удобный инструмент для привлечения новых клиентов: гость может пригласить знакомого, чтобы тот познакомился с услугами клуба.
| Гостевые визиты предназначены именно для приглашенных гостей. Если человек приходит самостоятельно, без приглашения владельца Абонемента, для него можно оформить однодневный Абонемент. |
Количество доступных гостевых визитов зависит от типа Абонемента и отображается на Титульной странице и на вкладке "CheckIn/CheckOut". Визиты, входящие в стоимость Абонемента, становятся доступны после его оплаты. Дополнительные визиты можно приобрести за отдельную плату.
Как оформить гостевой визит:
После этого диалоговое окно закроется, на экране отобразится уведомление об отпуске услуги гостевого визита.
Количество гостевых визитов, доступных для Абонемента, уменьшится на 1. В карте Гостя, который воспользовался услугой гостевого визита, на Основной лист назначений добавится отпущенное назначение со способом оплаты "Оплата из другой ИБ". При наведении на способ оплаты отобразится комментарий с подробной информацией.
Когда срок действия Абонемента истекает:
Семейный Абонемент - это набор из нескольких обычных абонементов, которые оформляются одновременно на группу гостей. Главное преимущество - сниженная стоимость каждого абонемента по сравнению с покупкой по отдельности.
Результат:
Список привязанных карт можно изменить только до сохранения основной карты. |
Для удобства оплаты счетов из других карт, где гость является плательщиком, в разделе "Счета" есть вкладка "Плательщик счетов".
При возврате семейного Абонемента отменяются все входящие в него дочерние абонементы.
Рекомендуемый способ - через отмену счета:
При частичной отмене (если часть дней уже использована) печатаются чеки зачета аванса на сумму фактически израсходованных дней.
Альтернативный способ - через отмену Абонемента:
Механизм CheckIn / CheckOut позволяет фиксировать каждое посещение гостя. Регистрация выполняется на вкладке "CheckIn/CheckOut" в модуле "Регистрация".
На вкладке отображается список гостей с абонементами, сгруппированный по статусам: "Активно", "Заморожено", "Неактивно". Гости с истекшим сроком абонемента в списке не показываются. Доступен поиск по ФИО и номеру телефона.
| Поле | Что показывает |
|---|---|
| № | Номер Амбулаторной карты |
| ФИО | Имя гостя |
| Абонемент | Название, период действия и оставшиеся дни. Неоплаченные абонементы выделены красным |
| Статус Абонемента | Текущее состояние Абонемента |
| Статус посещения | Находится ли гость сейчас на территории (CheckIn) или нет (CheckOut) |
| Дата рождения | Дата рождения гостя |
| Номер профиля | Номер профиля в Системе лояльности |
| Гостевые визиты | Количество совершенных гостевых визитов |
Как зарегистрировать приход гостя:
| Если срок действия Абонемента скоро истекает, система может показать предупреждение. |
Как зарегистрировать уход гостя:
| Если отметка была проставлена ошибочно, ее можно снять кнопкой "Отменить". |
Дата и время каждого посещения сохраняются в системе. В конце рабочего дня все гости со статусом "CheckIn" автоматически переводятся в статус "CheckOut".
Гости с абонементами являются участниками Системы лояльности. Для каждого гостя в системе создается профиль, содержащий персональные данные и историю взаимодействия.
Часть данных заполняется в Амбулаторной карте и может быть изменена только там:
Другая часть заполняется и редактируется непосредственно в Системе лояльности:
Просмотреть данные профиля можно по кнопке "Личные данные" в карточке клиента.
Профиль создается одним из двух способов:
Если при заведении новой карты система обнаружит похожие профили (по ФИО, телефону, дате рождения), на кнопке "Привязать профиль" загорится индикатор с количеством совпадений.
Привязка профиля:
В модуле "Регистрация" на вкладке "Поиск профилей" можно быстро найти существующие профили и перейти в связанные с ними карты. Если у профиля еще нет Амбулаторной карты, ее можно создать прямо с этой вкладки - кнопка "Создать Амб. карту" откроет форму с уже заполненными данными из профиля.
Для владельцев Абонементов действует программа лояльности, основанная на стаже - количестве дней, в течение которых гость является держателем активного Абонемента.
| Статус | Когда присваивается |
|---|---|
| New | С 1 по 180 день с начала последнего активного абонемента |
| ReNew | С 181 дня до 31 дня после окончания абонемента |
| Ex | Спустя 31 день после окончания последнего абонемента |
Стаж един для всех объектов сети. На данный момент он используется для аналитики и построения отчетов. Уточнить стаж можно в профиле гостя в Системе лояльности.
Настройка Абонемента выполняется в справочнике "Лечебные программы" в модуле Администрирования.
При создании программы с типом "Абонемент" обязательно указывается длительность. На вкладке "Настройки абонемента" задаются:
Услуги, входящие в Абонемент, добавляются на вкладке "Услуги программы".
Для Абонементов также настраивается отдельный прайс-лист.
| Настройка автоматического списания и других фоновых процессов выполняется по запросу в службу технической поддержки. |
Семейный Абонемент создается как отдельная Лечебная программа с типом "Семейный абонемент". В его состав включаются обычные абонементы, уже настроенные в системе. Один и тот же абонемент можно добавить несколько раз. Минимальное количество абонементов в составе семейного - два.
При добавлении семейного Абонемента в прайс-лист автоматически появляются строки для каждого дочернего абонемента. Для них указывается сниженная цена, действующая только при покупке семейного Абонемента.
| Пример: семейный Абонемент включает 3 "Однодневных абонемента". При покупке семейного цена каждого - 800 руб. При покупке по отдельности - 1 000 руб. |
Для переноса действующих Абонементов из других систем предусмотрен механизм загрузки данных из файлов формата CSV. Загрузка семейных Абонементов таким способом не поддерживается, формирование и оплата счетов при загрузке также не выполняются.
| Настройка загрузки выполняется по запросу в службу технической поддержки. |
